La révolution numérique bouleverse de nombreux processus au sein des entreprises. La facture imprimée, vieille comme Hérode, est aujourd’hui balayée par ce qu’on appelle “la dématérialisation”. En effet, les factures au format papier appartiennent désormais au passé. Ainsi, la facture électronique vient révolutionner de nombreux secteurs. Cette transformation bénéfique, permet aux entreprises de réduire considérablement leurs dépenses (coût d’émission, coût de traitement des factures, coût de distribution…). Voici tout ce qu’il faut savoir sur le sujet.
Qu’est-ce que la dématérialisation des factures ?
Pour bien comprendre ce qu’on appelle “dématérialisation des factures”, il faut bien distinguer “la dématérialisation simple” et la “dématérialisation fiscale ».
La dématérialisation simple consiste à transformer les factures papier existantes, au format numérique. Les factures sont tout simplement numérisées, cela dans le but de faciliter l’envoi, le stockage mais aussi l’archivage.
La dématérialisation fiscale est plus complexe. Elle consiste à transformer réellement la facturation, en adoptant un nouveau système totalement digitalisé. Il ne s’agit pas d’une simple « étape », car dans ce cadre, la facture est créée numériquement de A à Z. Sa distribution est également digitale.
Quelles mentions légales doivent apparaître sur la facture électronique ?
Pour être valable, la facture électronique doit apporter la certification de son origine et de son contenu. Elle doit donc respecter certaines contraintes légales.
Tout d’abord, la facture doit comporter les éléments suivants :
- l’identité des deux parties
- le numéro individuel d’identification à la TVA
- la date d’émission et le numéro de la facture
- la date de vente ou de prestation de services
- la quantité
- la dénomination précise
- le prix unitaire hors TVA
- les éventuelles réductions de prix
- le taux de TVA et le montant total de la TVA
- le montant total à payer HT et TTC
- les conditions de règlement et d’escompte en cas de paiement anticipé
- le taux de pénalités en cas de retard
- le montant de l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement en cas de retard de paiement
Mais ce n’est pas tout, la facture doit aussi être établie à partir d’une des deux solutions mises en place pour permettre de garantir son authenticité :
- L’utilisation de la signature électronique via un certificat qualifié : un système facile à mettre en place et peu coûteux pour les entreprises.
- L’utilisation de la norme EDI (Echanges de Données Informatisées) : une norme qui permet d’échanger des données dans un format électronique standardisé, grâce à des champs prédéfinis, insérés dans le document.
Ainsi, tout comme la facture papier, la facture électronique comporte des mentions obligatoires et doit être archivée durant une période définie : 10 ans au niveau du droit fiscale et 6 ans au niveau du droit comptable. En cas de non-respect, les entreprises s’exposent à une sanction pénale de 75 000 euros et une sanction fiscale de 15 euros par mention manquante ou incorrecte.
Qui est concerné par la facture électronique ?
Les micro-entreprises ont passé le cap de la facture électronique le 1er janvier 2020. Désormais, toutes les entreprises émettant des factures à destination de l’Etat ont l’obligation de le faire de façon dématérialisée. En réalité, cette obligation ne date pas d’hier. Un calendrier a été établi sur plusieurs années pour permettre à toutes les entreprises de s’adapter. Voici donc un petit rappel des dates clés.
- 1er janvier 2017 : la facture électronique est obligatoire pour les grandes entreprises et les personnes publiques.
- 1er janvier 2018 : la facture électronique est obligatoire pour les entreprises de taille intermédiaire.
- 1er janvier 2019 : la facture électronique est obligatoire pour les petites et moyennes entreprises.
- 1er janvier 2020 : la facture électronique est obligatoire pour les micro-entreprises.
Mais la facturation électronique et ses obligations ne concernent pas que les marchés publics. En effet, les entreprises privées sont aussi touchées (toutes les structures depuis le 1er janvier 2020). Ainsi, ces dernières ont l’obligation d’accepter la réception des factures sous format électronique selon La loi Macron du 6 août 2015. Qu’est-ce que cela signifie ? Que chaque entreprise a désormais l’obligation d’accepter les factures dématérialisées, même si cette dernière n’a pas accepté ce mode d’envoi au préalable.
Quelles sont les avantages de la facture électronique ?
La facturation électronique permet de réaliser des économies à de nombreuses échelles. En effet, l’envoi est plus rapide et plus sécurisé. La forme dématérialisée est également beaucoup plus pratique pour la conservation des factures et pour le stockage. De plus, il n’y a plus de risque de perte des documents. L’aspect écologique est également un point non négligeable.
Ainsi, de façon globale, l’ensemble des collaborateurs d’une même entreprise gagne en productivité. Mais la facture électronique est également très appréciée du côté des clients. En effet, elle permet d’être plus réactif et garantit une véritable fluidité des échanges. La facture dématérialisée facilite le quotidien de tous, collaborateurs, clients et fournisseurs.