Assemblée générale : pourquoi instaurer le vote en ligne ?



Avec les restrictions sanitaires, les entreprises ont dû s’adapter afin de pouvoir continuer à effectuer leurs missions administratives. De nombreuses réunions, parfois à des actifs du monde entier, sont nécessaires pour que la société continue de fonctionner. Dans le but de s’adapter à ces nouvelles obligations, ces groupes peuvent se tourner vers un système peaufiné depuis des décennies : le vote à distance. Pourquoi le mettre en place ?

Les entreprises dans une position difficile en 2022

Le contexte 2022 n’est pas des plus faciles pour la relance des activités des entreprises. Avec la nouvelle vague, le risque d’inflation, les potentiels problèmes d’approvisionnement, les obstacles peuvent être nombreux. De multiples décisions seront ainsi prises par les sociétés, qui auront besoin, peut-être plus que jamais, de se concerter en grand nombre. 

Pour autant, ces réunions régulières ne sont pas particulièrement aisées à mettre en place. Il faut pouvoir trouver des temps précis où chaque membre des assemblées générales, par exemple, puisse se libérer et se rendre à une même localisation. Si des déplacements sont à prévoir, en prime, cela peut être même rédhibitoire. Pas le choix, peut-on penser : car comment organiser les votes et l’implémentation des décisions autrement ?

L’objectif, aussi, est de réussir à conserver cette idée d’anonymat ou de rapidité des résultats. Lorsque les votes en assemblées générales se font à mains levées, par exemple, la prise de décision est visible rapidement. Elle peut donc être actée en conséquence, devant témoins. Pour les sociétés, il est alors primordial de trouver un fonctionnement qui permette une fiabilité et rapidité du vote.

Le vote à distance : une solution pratique pour les entreprises

C’est là que les compétences de sociétés spécialisées dans l’organisation de votes à distance entrent en jeu. Ces plateformes expertes, en effet, peaufinent depuis des années le fonctionnement de ce système de vote interactif. L’objectif de ces plateformes est simple : permettre aux organismes de réaliser la prise de décisions de la manière la plus simple, en ayant recours au vote en ligne. Le fonctionnement, lui aussi, reste simplifié au possible. 

Les membres sont invités à rejoindre la plateforme de vote après avoir reçu la liste des résolutions à voter. Chacun des votes est enregistré immédiatement et les participants peuvent être illimités. La société reçoit bien sûr une liste des participants ayant voté, afin de le placer dans le compte rendu de son assemblée générale. 

Cette solution, pratique, permet à chacun de réaliser ses assemblées à distance, gardant toutes les sécurités recommandées. La popularité du vote en ligne est grandissante, accompagnant logiquement la digitalisation des secteurs. Il se suit de près, par exemple, avec l’essor de la signature électronique, réflexe à présent pour de nombreuses finalisations de contrats.

Est-ce une option sécurisée pour les assemblées générales ?

La plupart des assemblées générales sont habituées au vote classique, à main levée ou en urne. Pour autant, le fonctionnement de ces votes a depuis longtemps été simplifié. D’abord, en ayant recours, par exemple, à des boîtiers de vote électronique. Ces derniers améliorent énormément l’expérience de vote puisqu’ils l’automatisent, accélérant le compte des votes et la révélation des résultats. 

L’idée d’un vote en ligne est similaire, car cela facilite grandement le processus. Pour autant, opter pour cette facilité ne signifie pas qu’il y aura davantage de laisser-aller. Les services proposés par les plateformes de systèmes de votes virtuels, en effet, sont très attentifs à la protection des données. Chacun des participants, par exemple, reçoit un lien unique avec un code personnel qui permet de l’identifier avant d’accéder à la page de vote. 

Là encore, les données seront cryptées afin d’éviter les piratages les plus fréquents. Elles sont aussi accessibles uniquement par la plateforme, de sorte à garder l’anonymat des votes. En prime, un huissier de justice se charge de réaliser un procès-verbal. Il vérifie les résultats ainsi que l’émargement. Toutes ses précautions assurent aux organismes de mettre en place un vote en ligne simplifié et optimisé. 



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