La productivité est un élément clé pour réussir dans le monde du travail. Elle permet d’optimiser le temps et les ressources alloués à une tâche donnée pour atteindre les objectifs fixés. La productivité peut se mesurer de différentes manières. Elle est généralement définie comme la quantité de travail effectué par unité de temps.
Il faut bien avoir en tête que la productivité ne se résume pas simplement à travailler plus longtemps ou plus rapidement : elle implique surtout de trouver des moyens de travailler de manière plus efficace. Pour ce faire, il est crucial de mettre en place des astuces et des outils spécifiques. Dans cet article, nous allons vous présenter un exemple de journée efficace, heure par heure. Une bonne organisation dans les temps, c’est la base de toute productivité !
Planifier sa journée de travail
Bien évidemment, l’idée n’est pas d’adopter un rythme militaire ! Laissez toujours de la place aux opportunités ou aux imprévus. Planifier de votre journée de travail est un élément essentiel pour augmenter la productivité. Avec une bonne planification, vous pouvez éviter les distractions et les interruptions susceptibles de ralentir votre travail.
Exemple de planning journalier
Voici un exemple de journée de travail planifiée heure par heure :
7 h – 8 h : Réveil et routine matinale. Prenez le temps de vous réveiller doucement, de prendre votre petit-déjeuner et de faire de l’exercice (si vous avez des enfants en bas âge, eh bien, faites tout simplement au mieux pour que tout le monde soit prêt en temps et en heure !).
8 h – 9 h : Répondez aux e-mails urgents et consultez votre agenda pour bien avoir en tête les impondérables de votre journée de travail.
9 h – 11 h : Travailler sur les projets les plus importants de la journée. C’est le moment où vous avez le plus d’énergie et de concentration, alors mettez-les à profit pour travailler sur vos tâches principales.
11 h – 12 h 30 : Si vous avez une réunion prévue en interne ou avec des clients, assurez-vous de vous y préparer à l’avance pour être efficace et ne pas tomber dans le syndrome de la réunionite.
12 h 30 – 13 h 30 : Pause déjeuner. Prenez une pause pour manger et recharger vos batteries. Pensez à décompresser en passant du temps avec vos collègues ou des amis en déjeunant à l’extérieur.
13 h 30 – 15 h : C’est le dur moment de la digestion. Travaillez sur des tâches moins importantes mais nécessaires. Profitez-en pour vous occuper de tâches plus légères qui demandent moins de concentration.
15 h – 17 h : Certaines personnes peuvent avoir un pic de productivité dans l’après-midi. Le moment le plus efficace d’une journée au travail dépend de chaque personne et de son rythme circadien, c’est-à-dire de son horloge biologique. C’est pendant ces heures que la plupart des tâches importantes et complexes doivent être effectuées pour maximiser l’efficacité et la qualité du travail accompli.
17 h – 18 h : Répondre aux derniers e-mails et finaliser les projets en cours. Terminez la journée en clôturant les projets en cours et en répondant aux e-mails restants.
18 h – 20 h : Temps libre. Profitez de votre temps libre pour vous détendre et passer du temps avec vos amis et votre famille.
Il est important de se rappeler que chaque personne a sa propre façon de travailler et de planifier sa journée de travail. Vous pouvez utiliser cet exemple comme guide pratique, mais n’hésitez pas à l’adapter en fonction de vos besoins et de votre méthode de travail.
Adopter des outils et techniques pratiques pour ne plus perdre de temps
Une journée se déroulera toujours mieux si vous faites le plein d’astuces pratiques. Voici notre top 7 :
1. Une liste de tâches, écrite sur papier ou dans une application, pour prioriser les tâches importantes et suivre votre progression.
2. Des solutions gratuites pour gérer vos fichiers rapidement : fusionner vos documents PDF, compresser une image volumineuse en ligne, lire différents formats de vidéo, etc.
3. La technique Pomodoro pour travailler par intervalles de temps de 25 minutes suivies de courtes pauses.
4. Les raccourcis clavier pour accélérer vos tâches informatiques et gagner du temps.
5. La méthode GTD (Getting Things Done) pour organiser vos tâches par projet et par contexte. C’est une approche très utilisée pour améliorer sa productivité, en classant ses tâches par projet et par contexte afin de mieux gérer ses priorités.
6. Les réunions en ligne pour éviter les déplacements et gagner du temps, et surtout les réunions préparées en avance avec un ordre du jour chronométré.
7. Les applications de gestion de temps pour suivre votre temps de travail et identifier les distractions.
En appliquant ces conseils simples mais efficaces, vous pouvez améliorer votre productivité et accomplir plus de tâches en moins de temps. Et vous, quelles sont vos meilleures astuces de productivité ?