Actuellement, nous envoyons des mails à longueur de journée. Et pourtant beaucoup se demandent encore à quoi servent les champs Cc et Cci dans un courrier électronique. Dans la suite de cet article, nous allons vous expliquer tout ce que vous devez savoir sur les champs destinataires.
Cc et Cci : quelle est la différence ?
A chaque fois que vous souhaitez envoyer un email, vous avez le choix entre 3 types de destinataires :
- A : le ou les destinataires principaux ;
- Cc : les destinataires à mettre en copie du mail ;
- Cci : d’autres destinataires à mettre en copie cachée.
Cc et Cci : l’utilisation
Généralement, on place dans le champ A les personnes qui sont directement concernées par le contenu du mail. Il peut s’agir d’une tâche à réaliser, donc il faut l’envoyer aux personnes qui vont le faire. Quand vous envoyez un mail à une personne en ajoutant une autre en copie, cela revient à seulement informer cette personne. C’est la personne dans le champ A qui doit réaliser la tâche demandée dans le mail. Il est alors important que dès le champ A on comprenne qui des deux destinataires doit effectuer la demande.
Cc et Cci : la fonction
Le champ Cc veut dire « carbon copy ». Il s’agit d’un champ qui permet d’indiquer les destinataires à mettre en copie. Comme nous l’avons vu, le champ A est utilisé pour distinguer qui doit faire l’action et le champ Cc permet d’indiquer qui doit juste en être informé. C’est donc grâce au Cc que l’on peut faire cette différence entre les destinataires du mail. Donc, dans le champ A, il faut mettre le destinataire principal et dans le champ Cc, il faut mettre les destinataires à prévenir afin de les informer que l’action va être réalisée par le destinataire principal.
Cc : exemple
Pour vous donner un exemple de l’utilisation du champ Cc lors de l’envoi d’un mail, voici une petite étude de cas. Suite à une réunion avec une personne de votre équipe et votre chef, vous devez confirmer par mail la demande faite à l’oral. Dans le mail, il faudra clairement montrer que c’est la personne de votre équipe qui doit traiter la demande (dans le champ A) et que le chef est là juste pour information (champ Cc).
Cci : en copie cachée
Par la suite, il faut savoir que l’utilisation du champ Cci est un peu plus compliquée. Il s’agit ici de personnes à mettre en copie, mais sans que les autres destinataires (champ A et champ Cc) ne soient au courant. Cci ( ou Bcc : blind copy carbon en anglais) veut dire « copie carbone invisible » mais nous pouvons parler de copie cachée pour faire plus simple.
Par exemple, si vous envoyez un mail commercial à tous vos clients, vous n’avez pas envie que ces contacts sachent tous à qui l’email a été envoyé. Pour cela, vous devez mettre votre propre adresse dans le champ A et tous vos clients dans le champ Cci. Ainsi, tous vos clients recevront le mail en pensant qu’il n’a été envoyé qu’à vous-même et cela sans trace de l’envoi aux autres clients. Ce type d’email promotionnel est en général envoyé à toute une liste de clients ou de prospects en même temps.
Grâce à cette technique, vos clients ne vont pas savoir qu’il y avait d’autres destinataires. Cela vous évite d’avoir à envoyer le mail 50 fois en l’envoyant à chaque contact. Avec le champ Cci, en un seul mail votre travail est rapidement terminé. On parle ici d’un gain de temps considérable qui vous permet de faire croire à vos clients aussi que vous les suivez de façon personnalisée.
Cc et Cci : les différentes questions
Si vous n’arrivez pas à utiliser le champ Cci uniquement, il faut savoir qu’il est impossible d’utiliser les champs Cc et Cci uniquement. C’est logique puisqu’il n’est pas possible de mettre quelqu’un en copie si vous n’ajouter pas de destinataire principal. Il faut donc obligatoirement remplir le champ A pour pouvoir utiliser les champs Cc et Cci. Cependant, pour un mail totalement discret, la technique est de placer sa propre adresse dans le champ A.
Ensuite, si le champ Cci n’apparaît pas, il faut cliquer sur les liens Cc et Cci en haut à droite de la fenêtre de rédaction d’un nouveau mail (pour Gmail, le webmail de Google) ou alors, il faut cliquer sur les icônes Cc et Cci dans le ruban «Options» (sur Outlook : la messagerie de Windows).
Cc et Cci : infographie
En conclusion, vous savez à présent à quoi servent les champs destinataires et surtout, vous savez comment les utiliser. Si vous le souhaitez, vous pouvez continuer de vous former grâce à des livres sur le sujet ou des ressources en ligne. Il est primordial de maîtriser ces techniques pour répondre aux besoins de la société pour laquelle vous travaillez ou même pour votre propre compte.
Saisissez ensuite l’adresse du destinataire et envoyez votre message. Attention car la plupart des logiciels de messagerie n’acceptent pas que vous placiez la totalit des destinataires en CCI. Il faut donc au moins une adresse (par exemple la v tre) dans le champ A.
Le champ Cci designe les personnes a mettre en copie, sans que les autres destinataires, indiques dans les champs A et Cc, ne soient au courant. Signifiant « copie carbone invisible », ou copie cachee, il est le champ le plus fourbe.
Les d0 mailing listes : par exemple avec l’envoi d’un email commercial, si vous ne souhaitez pas que l’integralite de vos clients voit qui sont les autres destinataires. Dans cette situation, vous devez indiquer votre adresse email dans le champ A et l’ensemble de vos clients dans le champ Cci. De cette maniere, tous les destinataires recevront l’email sans voir les autres clients mais seulement votre email.
Souvent masques par defaut, les champs Cc et Cci peuvent neanmoins etre affiches facilement. Les techniques sont differentes selon votre boite mail. Ainsi, pour Gmail, par exemple, il vous suffira de cliquer sur les liens « Cc » et « Cci » situes en haut a droite dans la fenetre de redaction d’un nouvel email. Pour Outlook, vous pourrez cliquer sur les icones correspondantes, situees dans le ruban « Options ».